Przekształcenie spółki to proces zmierzający do zmiany jej formy prawnej. Zmiana formy prawnej może być spowodowana różnymi czynnikami. Czy to biznesowymi, związanymi z ograniczeniem odpowiedzialności czy też z uwagi na sposób opodatkowania.
Dlaczego przedsiębiorcy nie decydują się na założenie nowej spółki tylko na jej przekształcenie? Dlatego, że jest to podyktowane chęcią kontynuacji już dobrze prosperującej firmy. Po przekształceniu spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej.
Takie działanie niesie za sobą niezwykły komfort, np. nowo powstała spółka nie musi zawierać umów z dotychczasowymi partnerami bowiem jest ona kontynuatorem wcześniej zawartych zobowiązań. Następuje również kontynuacja zawartych umów z pracownikami. Co więcej, zasadniczo spółka przekształcona pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane spółce przed jej przekształceniem.
Czy każdą spółkę można przekształcić?
Spółki osobowe (spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna) oraz spółki kapitałowe (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna) mogą być przekształcone w inną dowolną spółkę handlową.
Spółka cywilna może być przekształcona w każdą spółkę handlową.
Jednoosobowa działalność gospodarcza może zostać przekształcona w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę akcyjną lub prostą spółkę akcyjną.
Jak wygląda proces przekształcenia?
Przekształcenie spółki jest procesem złożonym. Konieczna jest bardzo dobra znajomość przepisów prawa, praktyki sądów rejestrowych oraz świadomość konsekwencji płynących z przekształcenia.
Proces przekształcenia składa się z kilku etapów. W pierwszej kolejności przygotowujemy m.in.:
- Sprawozdanie finansowe
- Plan przekształcenia
- Uchwałę o przekształceniu
- Wniosek do Krajowego Rejestru Sadowego (KRS)
Sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia
Sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia niczym nie różni się od sprawozdania finansowego sporządzanego co roku. Sporządza się je analogicznie do rocznego sprawozdania. Zgodnie z przepisami sprawozdanie musi być sporządzone w danym dniu miesiąca, poprzedzającym przekazanie wspólnikom spółki planu przekształcenia.
Plan przekształcenia spółki
Plan przekształcenia spółki powinien zawierać m.in. wartość bilansową majątku spółki przekształcanej (naszej dotychczasowej). Wartością bilansową będzie wartość aktywów netto, wskazana w sprawozdaniu finansowym sporządzonym dla celów przekształcenia.
W załącznikach do planu przekształcenia powinien się znaleźć projekt uchwały o przekształceniu, projekt umowy lub statutu przekształconej spółki oraz przygotowane sprawozdanie finansowe.
W zależności od tego jakie spółki przekształcamy plan przekształcenia będzie doznawał pewnych modyfikacji.
Biegły rewident – kiedy?
Badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta jest obowiązkowe w przypadku przekształcenia w spółkę akcyjną. Badanie przeprowadza biegły, którego na nasz wniosek wyznacza właściwy sąd. W praktyce często wnioskuje się o konkretnego biegłego i sąd do tego wniosku się przychyla. W konsekwencji wiemy na ile sprawnie wyznaczony przez nas biegły przeprowadzi badanie. Co niewątpliwie działać może na naszą korzyść.
Poinformowanie wspólników o zamiarze przekształcenia
Następną czynnością jest zawiadomienie wspólników spółki o zamiarze przekształcenia. Wspólników mamy obowiązek powiadomić dwukrotnie. Pierwszy raz w terminie nie późniejszym niż na miesiąc przed planowanym podjęciem uchwały o przekształceniu u notariusza. Drugie zawiadomienie powinno nastąpić w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia.
Uchwała o przekształceniu – wizyta u notariusza
Następnym krokiem jest podjęcie uchwały o przekształceniu. Uchwałę podejmujemy w formie aktu notarialnego. Podjęcie uchwały zastępuje zawarcie umowy lub statutu spółki przekształconej. Przepisy wskazują jakie elementy powinna zawierać uchwała o przekształceniu. Dodatkowo w uchwale powołuje się organy spółki, takie jak zarząd, radę nadzorczą.
Wniosek do KRS – ostatni etap przekształcenia
Zgłoszenie wniosku do sądu rejestrowego jest już ostatnim etapem przekształcenia. Wniosek składamy po podjęciu uchwały o przekształceniu. Wnioskujemy na odpowiednim formularzu załączając do wniosku wymagane przepisami załączniki (dodatkowe dokumenty). Liczba i rodzaj tych załączników jest określona w przepisach i zależna od wielu czynników.
Jednym z elementów obligatoryjnych takiego wniosku jest konieczność uiszczenia opłaty sądowej. Sąd rejestrowy bada precyzyjnie złożone dokumenty i w przypadku braków lub błędów wzywa do ich poprawienia, co znacząco wydłuża proces przekształcenia.
Przekształcenie następuje dopiero z momentem wpisu w rejestr przedsiębiorców. A zatem, przez cały czas procedowania naszego wniosku przez sąd funkcjonujemy w starej formie prawnej. Często sytuacja ta nie jest korzysta dla przedsiębiorców, którzy planują przekształcić się np. do końca roku kalendarzowego z uwagi na zmianę przepisów dotyczących opodatkowania ich spółki. Dlatego niezwykle ważna jest precyzyjność w sporządzaniu dokumentów. Wiąże się to również z ograniczeniem dodatkowych kosztów, możemy sobie wyobrazić bowiem sytuację, w której zmuszeni jesteśmy ponownie podjąć uchwałę o przekształceniu, co jest czynnością notarialną.
Co istotne, z uwagi przede wszystkim na kwestie księgowe dobrą praktyką jest wskazanie sądowi rejestrowemu, aby wpisał naszą przekształconą spółkę w konkretnym dniu roboczym miesiąca. Z naszego doświadczenia sądy pozytywnie reagują na taką prośbę. Wniosek musi być jednak kompletny i nie może zawierać błędów oraz musi zostać złożony z pewnym wyprzedzeniem.
Przekształcenie spółki – co dalej?
Pomimo, iż przekształcenie pozwala nam kontynuować naszą działalność bez większych aktywności, to jednak konieczne będzie dopełnienie dodatkowych formalności związanych z przekształceniem.
Należy zaktualizować dane spółki w instytucjach oraz poinformować kontrahentów o zmianie formy prawnej. Pomimo, iż nasze umowy dalej są w mocy zgodnie z zasadą kontynuacji to jednak mogą one zawierać pewne ograniczenia lub dodatkowe obowiązki spółki związane z przekształceniem.
Warto również przeanalizować posiadane przez spółkę decyzje, koncesje, licencje. Generalnie również w tym zakresie następuje kontynuacja uzyskanych uprawnień, aczkolwiek reguły lubią wyjątki. Dlatego warto przeanalizować przepisy szczególne i dopełnić koniecznych formalności.
Przekształcenie spółki jawnej w spółkę z o.o.
Proces przekształcenia spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest prostszy. Uproszczenie procedury przekształcenia przejawia się w tym zakresie, iż nie ma konieczności m.in. sporządzania planu przekształcenia czy też zawiadomienia wspólników o zamiarze przekształcenia. Sytuacja ta ma miejsce, gdy wszyscy wspólnicy spółki jawnej są uprawnieni do prowadzenia jej spraw.
Przy takim przekształceniu wspólnicy przygotowują projekt uchwały o przekształceniu, projekt umowy spółki z o.o. oraz sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia. Następnie standardowo składają kompletny wniosek do sądu rejestrowego za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych.